É comum observarmos, em empresas de diferentes portes e setores, a informação gerencial ser consolidada em software de planilha eletrônica (Excel p.ex.) e gerenciada a partir dali. Algo de errado nisso? Certamente não. Se a planilha eletrônica é o instrumento que o gestor tem à disposição e atende à demanda, é o que deve usar. Por mais que um software de planilha eletrônica não tenha sido concebido para isso, a riqueza de recursos que costuma vir embarcado nessa categoria de software acaba encorajando o usuário a usá-lo para mil e uma utilidades.
No entanto, em algum momento, em especial quando o volume de dados é grande ou na medida em que o número de planilhas se tornar significativo, surgem os inconvenientes, que vão desde a baixa performance no manuseio dos dados, até possíveis erros na atualização e consolidação dos dados quando há intervenção humana nesse processo. E o tempo que isso requer do profissional que responde por esse processo acaba fazendo com que a atualização muitas vezes é feita apenas uma vez por mês. Decorrente isso, outro problema: o gestor precisa esperar a virada do mês para poder analisar o desempenho do mês fechado e às vezes as providências para ajustes necessários na operação atrasam semanas por falta da informação atualizada. E, por aí afora, os inconvenientes vão se acumulando.
Com esses prejuízos (trabalho manual de compilação dos dados, risco de erro e atraso na informação que norteia a tomada de decisões etc.) a empresa e seus gestores convivem até que alguém toma a iniciativa de propor que seja contratado e adotado um software de Business Intelligence (BI) para cuidar disso e tornar esse processo mais robusto. E quando um software de BI está disponível, qual a 1ª ideia?
Se a ideia for reproduzir com o software de BI as mesmas telas e com o mesmo formato que havia sido configurado na planilha, pare! Pode ser que você encontre dificuldades para fazer isso, porque os recursos oferecidos por um software não são iguais ao outro. E pior que isso, certamente os recursos do software de BI serão subutilizados. Como o software de planilha foi concebido para um objetivo diferente do software de BI, os recursos implementados são diferentes e o jeito de usá-los para um bom aproveitamento também precisa ser diferente. Já parou para pensar nisso?
Não quer dizer que tudo o que foi montado em planilha deve ser desprezado. Pode, sim, ser usado como ponto de partida para ajudar a definir quais os indicadores e demais informações gerenciais deverão ser tratadas via software de BI, ou seja, serve como uma boa fonte de inspiração. Mas a formatação da interface e forma de utilização precisa ser repensada e implementada de acordo com os recursos da ferramenta de BI. Talvez a imagem abaixo, que ilustra a subutilização de um recurso, foi criada por alguém que passou pela experiência de usar uma ferramenta de BI como se fosse de planilha …
