É comum alguém pensar que, pelo fato de ter à disposição uma ferramenta de software de BI, pode replicar todos os dados do sistema de gestão (ERP ou de qual sistema for).
Do ponto de vista técnico, até pode. Porém, as consequências, na prática, possivelmente não serão benéficas. Neste artigo vamos abordar alguns critérios para ajudar a decidir sobre aspectos que envolvem essa questão.
O 1º critério a ser observado na hora de decidir sobre quais dados transferir para o BI é “deixar no sistema de gestão tudo o que é de cunho operacional e transferir para o BI apenas dados capazes de gerar informação gerencial”. Conceitualmente o BI tem a missão de atender a esfera gerencial da organização, ou seja, aos gestores que precisam de dados para apoiar o seu processo de planejamento e tomada de decisões. Portanto, dados de cunho operacional devem ser mantidos e tratados no sistema de gestão e não pelo software de BI.
Já dizia o famoso escritor brasileiro Carlos Drummond de Andrade: “Perder tempo com coisas que não interessam, priva-nos de descobrir coisas interessantes”. Certamente é um bom lembrete para ter em mente na hora de decidir se o dado deve ou não ser disponibilizado no BI.
As ferramentas de BI costumam ter recursos que facilitam a aplicação de filtros, mergulhar em detalhes dos dados sintetizados, cruzar dimensões e pivotar métricas. Tudo isso precisa estar ao alcance rápido do gestor, que tem pressa em obter suas respostas. Neste caso, se a tela estiver demasiadamente poluída com tudo o que é possível e imaginável, o processo fica moroso e cansativo… e gera o risco d’o software de BI deixar de ser usado.
E dados de que período retroativo (de quanto tempo) devem ser levados para o BI? Aqui vale o bom-senso ou um bom questionamento sobre o famoso custo x benefício. Menciono custo porque, quanto 
mais dados forem submetidos ao software de BI, mais recursos computacionais serão requeridos. Se achar que pode precisar de dados de 5 anos, p.ex., avalie bem essa demanda… Se vai precisar recorrer a dados de muito tempo atrás de forma esporádica, por exemplo, talvez seja o caso de abrir mão desse volume de dados que estão sujeitos a gerar mais custo do que benefício. Mas se tiver convicção da necessidade, considere o grau de granularidade necessário. Normalmente dados de passado distante podem ser sintetizados (por segmentação de período, de produto, de mercado etc.); não precisam estar disponíveis no detalhe.
Para resumir tudo isso, tem 2 perguntas mágicas que podem ser feitas sempre que alguém requisitar um dado a mais ou tiver dúvida sobre a necessidade de um relatório, um gráfico ou uma visão qualquer em torno de alguma informação: pergunte(-se) “por que esta informação é necessária?” e “para que ela será usada?”. Se houver resposta fácil e clara, tá valendo! Se a resposta não for convincente, há aí um forte indício de que não atende a uma premissa básica que nos deixou Peter Drucker: “Informação são dados endossados por relevância e sentido”.
Leonardo R. M. Matt – Jun 2024
